A transformação digital trouxe uma quantidade cada vez maior de ferramentas para dentro das empresas. Sistemas de folha, ponto, benefícios, recrutamento, admissão, documentos, comunicação interna, indicadores: cada solução pode resolver uma necessidade específica.

Mas existe uma questão que nem sempre recebe a mesma atenção: a tecnologia tornou o processo mais simples ou apenas adicionou mais uma ferramenta à operação? Essa diferença é muito importante.

Ter mais sistemas não significa necessariamente ter mais eficiência

Uma empresa pode ter boas ferramentas e, ainda assim, manter uma rotina operacional complexa.

Isso acontece quando as informações continuam distribuídas, os sistemas não conversam entre si ou parte importante do processo depende de controles paralelos.

O resultado pode ser uma operação em que o profissional precisa:

• consultar diferentes sistemas;

• conferir informações manualmente;

• alimentar planilhas;

• repetir dados;

• acompanhar processos por e-mail ou mensagens,

• realizar várias etapas para concluir uma tarefa que deveria ser simples.

Nesse cenário, a empresa está digitalizada, mas não necessariamente está mais eficiente e com processos mais simplificados.

A tecnologia deveria reduzir a complexidade

Uma das principais perguntas antes de adotar uma nova solução deveria ser "Qual etapa do processo essa tecnologia vai tornar mais simples?".

E a resposta não precisa ser apenas “vai automatizar tarefa tal”. É importante entender o que acontece antes, durante e depois da automação.

Automatizar uma tarefa mas, por exemplo, exigir que o profissional continue conferindo manualmente os dados em outro sistema, pode reduzir parte do trabalho, mas não necessariamente resolver o problema de ponta a ponta.

Por isso, integração, centralização de informações e rastreabilidade também são aspectos importantes na avaliação de uma solução.

No RH e dp, essa visão é especialmente relevante

A rotina de RH e Departamento Pessoal é formada por processos que se relacionam constantemente: 

• Uma admissão gera informações para a folha.

• A folha se relaciona com benefícios, eventos do eSocial e documentos do colaborador.

• As informações do Ponto são utilizadas no processamento da folha.

• O colaborador precisa acessar holerites, recibos e outros documentos.

Quando essas etapas funcionam de maneira isolada, aumenta a necessidade de conferências e intervenções manuais. Mas quando existe integração entre os processos, parte dessa complexidade pode ser reduzida.

Antes de contratar uma ferramenta, olhe para o processo

Uma boa avaliação de tecnologia começa antes da demonstração do sistema. Começa entendendo o processo atual.

Algumas perguntas podem ajudar:

1. Quantas etapas existem hoje para concluir essa atividade?
Se uma tarefa simples exige muitas etapas, existe uma oportunidade de simplificação.

2. Quantas vezes a mesma informação precisa ser digitada?
A repetição de informações é um dos sinais de que os processos podem estar pouco integrados.

3. Onde estão os controles paralelos?
Planilhas, e-mails e controles manuais podem indicar que o sistema atual não atende completamente à necessidade da operação.

4. Quantos sistemas o profissional precisa consultar?
Não significa que uma única plataforma precise fazer tudo. Mas é importante entender como essas soluções se conectam.

5. Quanto depende da memória ou da conferência manual das pessoas?
Quanto mais o processo depende exclusivamente da intervenção humana para lembrar, conferir e acompanhar etapas, maior tende a ser a necessidade de estruturação.

Tecnologia deve facilitar a experiência de quem usa

Existe ainda outro ponto importante: a experiência do usuário. Uma tecnologia pode ter dezenas de funcionalidades, mas isso não significa que seja simples de usar.

Para quem trabalha diariamente com RH ou Departamento Pessoal, uma solução eficiente precisa fazer sentido dentro da rotina.

Isso significa encontrar informações com facilidade, acompanhar processos, identificar pendências e executar tarefas sem criar etapas desnecessárias.

A tecnologia não deve ser percebida como mais uma camada de trabalho. Ela deve fazer parte do processo e tornar o processo melhor.

Simplificar é uma decisão de produto e de negócio

No final, a pergunta não deve ser “Quantas funcionalidades esse sistema tem?”, mas sim “Quantas etapas desnecessárias ele consegue eliminar ou simplificar?”.

Essa mudança de perspectiva ajuda empresas a avaliarem tecnologia não apenas pelo número de recursos disponíveis, mas pelo impacto que ela pode gerar na rotina das equipes, pelo quanto ela pode tornar o trabalho mais simples, integrado e controlável.

Simplifique  o processo de fechamento da folha com um sistema online e integrado

O sistema ViaGestor foi desenvolvido para apoiar empresas na gestão da Folha de Pagamento e dos processos relacionados à rotina de RH e Departamento Pessoal.

Com recursos de automação, integração, Portal do Colaborador, Admissão Digital, eSocial, benefícios e gestão da folha, a proposta é centralizar informações e simplificar a operação.